ثبت سفارش کالا یکی از مهم‌ترین مراحل فرآیند واردات به کشور است. تمامی واردکنندگان موظف‌اند قبل از هر اقدامی، کالای مورد نظر خود را در سامانه جامع تجارت ثبت به اینجا بروید کنند. این کار نه تنها موجب شفافیت در فرآیند واردات می‌شود، بلکه امکان نظارت دقیق‌تر بر جریان کالاهای وارداتی را نیز فراهم می‌کند. در این مقاله به طور کامل با مراحل ثبت سفارش، مدارک مورد نیاز، نکات مهم و اشتباهات رایج در این مسیر آشنا خواهیم شد.
چرا ثبت سفارش کالا الزامی است؟
ثبت سفارش کالا به دلایل متعددی در قوانین بازرگانی ایران الزامی شده است. مهم‌ترین اهداف آن عبارت‌اند از:
- ایجاد شفافیت در آمار واردات کشور کنترل ورود کالاهای ممنوعه یا دارای محدودیت جلوگیری از قاچاق کالا هماهنگی میان دستگاه‌های دولتی مانند بانک مرکزی، وزارت صمت، گمرک و سازمان‌های صادرکننده مجوز امکان تخصیص ارز رسمی برای واردات کالا
بنابراین ترخیص کالا از گمرک بندرعباس بدون ثبت سفارش کالا، امکان واردات رسمی وجود نخواهد داشت و کالا در گمرک دچار مشکل خواهد شد.
مدارک لازم برای ثبت سفارش
برای ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، واردکننده باید مدارک مشخصی را آماده داشته باشد. این مدارک شامل موارد زیر هستند:
- کارت بازرگانی معتبر پروفرما اینویس (پیش‌فاکتور صادر شده توسط فروشنده خارجی) اطلاعات دقیق کالا شامل نام، کد تعرفه (HS Code)، تعداد و ارزش مدارک شناسایی واردکننده یا نماینده قانونی مجوزهای لازم در صورت واردات کالاهای خاص (مانند تجهیزات پزشکی، دارو، مواد غذایی و غیره)
مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت
فرآیند ثبت سفارش کالا را می‌توان در چند مرحله اصلی خلاصه کرد:
۱. ورود به سامانه جامع تجارت
ابتدا واردکننده باید وارد وب‌سایت رسمی سامانه جامع تجارت شود و با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد حساب کاربری گردد. اگر واردکننده برای اولین بار قصد استفاده از سامانه را دارد، باید ثبت‌نام اولیه انجام دهد.
۲. انتخاب گزینه ثبت سفارش جدید
در داشبورد کاربری، گزینه «ثبت سفارش» انتخاب می‌شود. سپس باید نوع سفارش مشخص شود (واردات قطعی، واردات موقت، مرجوعی یا سایر موارد).
۳. وارد کردن اطلاعات پروفرما اینویس
در این مرحله واردکننده باید اطلاعات دقیق پروفرما را وارد کند. این اطلاعات شامل نام فروشنده، کشور مبدا، شرایط پرداخت، ارزش کل کالا، نوع حمل‌ونقل و سایر جزئیات است. هرگونه اشتباه در این بخش می‌تواند منجر به رد سفارش شود.
۴. تعیین تعرفه گمرکی
کد تعرفه یا همان HS Code مهم‌ترین بخش ثبت سفارش است. این کد مشخص می‌کند کالا در کدام طبقه‌بندی قرار می‌گیرد و میزان حقوق ورودی و عوارض آن چقدر است. انتخاب اشتباه تعرفه می‌تواند منجر به جریمه یا تأخیر در ترخیص کالا شود.
۵. بارگذاری مدارک
مدارکی مانند پروفرما، کارت بازرگانی و مجوزهای مورد نیاز باید در سامانه بارگذاری شوند. دقت در خوانا بودن مدارک و صحت اطلاعات اهمیت زیادی دارد.
۶. دریافت کد رهگیری ثبت سفارش
پس از تکمیل اطلاعات و تأیید نهایی، سیستم یک کد رهگیری صادر می‌کند. این کد برای پیگیری وضعیت سفارش و ارائه به گمرک و بانک الزامی است.
اشتباهات رایج در ثبت سفارش کالا
بسیاری از واردکنندگان به دلیل بی‌تجربگی یا عدم دقت، در هنگام ثبت سفارش با مشکلاتی مواجه می‌شوند. برخی از رایج‌ترین اشتباهات عبارت‌اند از:
- انتخاب اشتباه کد تعرفه گمرکی ثبت اطلاعات ناقص یا نادرست در پروفرما عدم دریافت مجوزهای مورد نیاز پیش از ثبت سفارش بارگذاری مدارک نامعتبر یا غیرخوانا عدم پیگیری وضعیت سفارش پس از ثبت
نکات کلیدی برای موفقیت در ثبت سفارش
برای اینکه فرآیند ثبت سفارش شما بدون مشکل انجام شود، رعایت نکات زیر ضروری است:
همیشه قبل از ثبت سفارش، از صحت و اعتبار کارت بازرگانی خود مطمئن شوید. از یک کارشناس یا مشاور بازرگانی برای انتخاب تعرفه صحیح کمک بگیرید. مجوزهای مورد نیاز را قبل از ثبت سفارش دریافت کنید تا دچار تأخیر نشوید. در صورت بروز مشکل، از طریق کد رهگیری وضعیت سفارش خود را در سامانه پیگیری کنید. از خدمات شرکت‌های بازرگانی معتبر برای ثبت سفارش استفاده کنید تا ریسک خطا به حداقل برسد.جمع‌بندی
ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت یکی از مراحل حیاتی در فرآیند واردات است. این مرحله نه تنها پیش‌نیاز ترخیص کالا از گمرک به شمار می‌رود، بلکه نقش مهمی در تخصیص ارز و مدیریت واردات دارد. آشنایی دقیق با مراحل ثبت سفارش، مدارک مورد نیاز و اجتناب از اشتباهات رایج می‌تواند مسیر واردات را برای شما هموارتر کند. استفاده از خدمات شرکت‌های بازرگانی و کارگزاران گمرکی بهترین راه برای انجام سریع و بی‌دردسر این فرآیند است.